Enter the import charataristics

In the first stap of the import wizard you have to answer a few questions:

• File: upload the CSV file with the data that should be imported
• Delimitation character: the character used to seperate the fields i a row. In the most cases this is either an comma or a semicolon.
• Enclosing charachter: the character used to enclose text consisting of multiple words. This is almost always a ".
• Send e-mail with the results of the import: If you are imported a large amount of data, you might select this box. Once the import is finished you will receive an e-mail containing the import results.
• Data: Select the form to export the data to
• Skip first X lines: Skips the given amount of lines from the CSV.
• Maximum number of lines to import: Limits the amount of lines the will actually be imported.

Click on Next to select how the data should be imported. The import does not start after you click on Next.

Link columns to fields

De importmodule is in staat om zowel nieuwe gegevens toe te voegen, als bestaande gegevens bij te werken. Hiervoor hebben we de opdeling tussen zogenaamde "Ontdubbelvelden" en "Datavelden" gemaakt. Het label bij elk van deze velden is de kolomnaam uit de eerste regel v/d CSV. In het keuzelijstje staan vervolgens de beschikbare velden van het CMS waar naartoe kan worden geimporteerd.

• Ontdubbelvelden zijn bedoeld om vooraf een controle te doen of een item met die waarde al bestaat. In ons voorbeeld is bijvoorbeeld een e-mailadres uniek bij een lijst met nieuwsbriefabbonnees, en we willen niet dat dezelfde persoon meerdere keren in de lijst voorkomt. Daarom markeren we "E-mailadres" als ontdubbelveld. Bij het importeren wordt een eventueel bestaand item met dat e-mailadres dan bijgewerkt in plaats van toegevoegd.
• Datavelden worden gebruikt om aan te geven in welk veld de kolom moet worden geimporteerd. Het is mogelijk om dit veld leeg te laten, op dat moment wordt er niets met die kolom gedaan.

Optionele stap: verwijzingen naar datasets

Als er in een formulier gebruik wordt gemaakt van datasets (bijvoorbeeld een categorie bij een product), dan houdt de import-functie hier rekening mee. Als er velden worden geimporteerd die eigenlijk een link naar een dataset zijn, wordt een extra tussenstap getoond waarmee kan worden aangegeven hoe moet worden omgegaan met nieuwe verwijzingen.

Zo kan je bijvoorbeeld verwijzingen on the fly laten toevoegen als deze nog niet bestaan, maar ook het veld leeglaten als wordt verwezen naar iets wat niet bestaat. Het hangt van de toepassing af welke van de opties nuttig is. Bij een verwijzing naar een dataset voor Aanhef zou de meest logische optie zijn om alles te negeren wat afwijkt van de standaard "Dhr." en "Mevr.", terwijl bij een dataset voor categorieen juist nuttig zou zijn om de missende categorieen direct toe te voegen.

De import wordt nu uitgevoerd

Nu wordt de import uitgevoerd. Je kan wachten tot het resultaat wordt getoond, maar indien aangevinkt wordt ook een e-mail gestuurd nadat de import is afgerond. Het resultaat bevat informatie over het verloop van de import - hoeveel records er gelukt zijn, maar ook hoeveel records er mislukt zijn inclusief details over welke regel / kolom waar het mis is gegaan. 

De import-functie is getest op CSV-bestanden met enkele megabytes aan gegevens. De tijd die het importeren duurt hangt erg af van de aard van de data, deze varieert meestal tussen de 100 en 200 regels per seconde.